Privacyverklaring Stichting Bedrijfsfonds Apotheken
Wij vinden jouw privacy erg belangrijk. Daarom verwerken we jouw persoonsgegevens geheel volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Hoe we dit doen en welke rechten je hebt, kun je lezen in deze privacyverklaring.
1. Contactgegevens
Stichting Bedrijfsfonds Apotheken
Dorpsstraat 136
3991 BZ Houten
KvK: 41155626
Contact: servicedesk@sbaweb.nl
2. Wanneer verwerken wij welke persoonsgegevens?
Contact
Wanneer we contact met elkaar hebben, dan verwerken we (afhankelijk van onze manier van contact):
- jouw voor- en achternaam;
- eventueel bedrijfsnaam;
- e-mailadres;
- en/of telefoonnummer.
Offerte
Voor het opstellen van een offerte verwerken wij jouw:
- voor- en achternaam;
- bedrijfsnaam;
- adresgegevens;
- e-mailadres (om de offerte op te sturen);
- telefoonnummer (om je over de offerte te bellen).
Afspraken
Wanneer je een telefonische of video-afspraak met ons maakt, dan verwerken wij jouw:
- voor- en achternaam (om je te kunnen aanspreken en zodat we weten met wie de afspraak is);
- eventueel bedrijfsnaam (zodat we weten met wie de afspraak is);
- e-mailadres (om je een bevestiging van de afspraak te sturen);
- eventueel telefoonnummer (als we een belafspraak hebben).
Intakeformulier open inschrijvingen
Voor de open inschrijving van de SBA academie, hanteren wij een intakeformulier. Wij verwerken hiermee jouw:
- voor- en achternaam (om je aan te spreken en zodat we weten wie zich bij de academie aansluit);
- e-mailadres (zodat we contact met je kunnen opnemen);
- geboortedatum (voor het certificaat dat je verkrijgt, en om jou te identificeren door de mogelijkheid van het bestaan van dezelfde voor- en achternaam van een ander persoon);
- functie (dit heb je nodig voor de uren die je als assistent mag registreren);
- de naam van jouw apotheek (zodat we weten wie zich van welke apotheek inschrijft).
RI&E
Om jou, op jouw verzoek, toegang te geven tot het branchespecifieke RI&E platform, verwerken wij:
- jouw gebruikersnaam;
- jouw wachtwoord.
Bij het aanmaken van een account, dien je in te voeren:
- jouw voor- en achternaam;
- jouw adresgegevens (om jou te identificeren door de mogelijkheid van het bestaan van dezelfde voor- en achternaam van een ander persoon);
- de naam van de contactpersoon (omdat er een contactpersoon moet zijn voor het maken van de RI&E);
- PMA-nummer (omdat jouw apotheek de afdracht aan ons moet betalen).
Panels
Je kunt deelnemen aan panels die wij organiseren. Wij verwerken hiervoor:
- jouw voor- en achternaam (om je te kunnen aanspreken en zodat we weten wie deelneemt);
- jouw e-mailadres (om contact erover te hebben);
- jouw telefoonnummer (voor als we verdere vragen hebben);
- jouw functie (sommige vragen in panels zijn alleen bestemd voor bepaalde functies. Om direct de juiste personen te benaderen kunnen we filteren op de juiste functie);
- de naam van de apotheek waar je werkzaam bent (zodat we kunnen checken of je in het panel hoort);
- de adresgegevens van de apotheek waar je werkzaam bent (als er meerdere apotheken zijn met dezelfde naam, dan is de woonplaats een extra controlemiddel).
Apotheekwerk.nl
Op onze vacaturewebsite kun je als werkgever een vacature plaatsen. Hiervoor moet een account aangemaakt worden. De volgende persoonsgegevens kun je in het account, dan wel de vacature dan invoeren:
- naam van de apotheek (voor de factuur);
- adresgegevens (voor de factuur);
- PMA-nummer;
- e-mailadres van de accounthouder;
- voor- en achternaam van de contactpersoon (van het account en voor de vacature);
- e-mailadres van de contactpersoon (van het account en voor de vacature);
- telefoonnummer van de contactpersoon voor de vacature;
- website van de apotheek.
Ook kun je als werkzoeker een account aanmaken. De persoonsgegevens die we dan van je verwerken zijn:
- je e-mailadres;
- je voor- en achternaam.
Vertrouwenspersoonabonnement
We verwerken de volgende persoonsgegevens wanneer er een vertrouwenspersoonabonnement wordt afgesloten:
- naam van de apotheek (zodat we weten welke apotheek het afneemt);
- voor- en achternaam van de contactpersoon van de apotheek (in verband met tekenen van contract, en voor het hebben van contact over het abonnement);
- e-mailadres van de contactpersoon van de apotheek (voor het hebben van contact over het abonnement)
- telefoonnummer van de contactpersoon van de apotheek (voor het hebben van contact over het abonnement)
- het aantal medewerkers van de apotheek en hun geboortedata (in verband met verificatie of het aantal medewerkers van de apotheek klopt);
Apotheek Assessment
Apotheek Assessment is een tool waarbij je als werkgever een cv opstuurt aan SBA en SBA het assessment toepast om te kijken of iemand kan terugkeren als apothekersassistent/ zij-instromer. Wij verwerken voor deze tool:
- naam van de apotheek (zodat we weten om welke apotheek het gaat);
- voor- en achternaam van de contactpersoon van de apotheek (zodat we weten hoe we de contactpersoon kunnen aanspreken);
- e-mailadres van de contactpersoon van de apotheek (om contact op te kunnen nemen met de contactpersoon);
- telefoonnummer van de contactpersoon van de apotheek (om contact op te kunnen nemen met de contactpersoon);
- voor- en achternaam van de kandidaat;
- e-mailadres van de kandidaat (voor het opsturen van het assessment);
- (persoonsgegevens binnen de) cv van de kandidaat.
SBA Planningstool
Wanneer je gebruik wil maken van de SBA planningstool, dan verwerken wij de volgende gegevens om het contract op te stellen en te ondertekenen:
- naam apotheek (zodat we weten met welke apotheek het contract hebben gesloten);
- adresgegevens apotheek (zodat we weten met welke apotheek het contract hebben gesloten);
- voor- en achternaam van de ondertekenaar (zodat we kunnen controleren dat degene die rechtsbevoegd is te ondertekenen, ondertekend heeft);
- voor- en achternaam van de administrator (omdat deze toegang krijgt tot de planningstool);
- e-mailadres van de administrator (omdat deze toegang krijgt tot de planningstool en we contact hem diegene kunnen opnemen);
- aantal medewerkers bij ingang van het contract (omdat wij dit moeten weten voor ons aanbod).
Aanmelding e-learning
Wanneer je je aanmeldt voor een e-learning, dan verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
- jouw voor- en achternaam (zodat we weten wie meedoet, we je kunnen aanspreken, en voor op het certificaat);
- jouw e-mailadres (zodat we je kunnen mailen met betrekking tot de e-learning);
- jouw functie (voor de uren die je mag registreren als assistent, mits de training waaraan je deelneemt, niet louter bestaat uit een e-learning);
- jouw geboortedatum (voor op het certificaat);
- de naam van de apotheek waar je werkt (zodat we weten wie zich van welke apotheek inschrijft);
- de plaatsnaam van de apotheek waar je werkt (als controlemiddel wanneer er meerdere apotheken zijn met dezelfde naam);
Aanmelding incompany training
Wanneer je jouw apotheek aanmeldt voor een incompany training, dan verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
- de voor- en achternaam van de contactpersoon (zodat we de contactpersoon kunnen aanspreken);
- het e-mailadres van de contactpersoon (zodat we contact kunnen opnemen met de contactpersoon);
- naam van de apotheek (voor de factuur);
- adresgegevens van de apotheek (voor de factuur).
- Worden er certificaten uitgereikt, dan verwerken wij van de deelnemers:
- de voor- en achternaam (zodat duidelijk is aan wie het certificaat bestemd is);
- de geboortedatum (ter identificatie);
- het e-mailadres (om het toe te sturen).
Presentielijst trainingen
Voor trainingen houden we presentielijsten bij. We verwerken hierbij de volgende persoonsgegevens van de deelnemers:
- voor- en achternaam;
- e-mailadres (om jou te identificeren door de mogelijkheid van het bestaan van dezelfde voor- en achternaam van een ander persoon).
SBA leerplatform
In de online leeromgeving krijg je toegang tot online workshops/trainingen en/of e-learnings. Hiervoor dien je als deelnemer dan wel docent een account aan te maken.
Ben je deelnemer, dan verwerken wij in jouw account jouw:
- voor- en achternaam (voor certificering en zodat we weten wie er deelneemt);
- e-mailadres (om het certificaat op te sturen en zodat je kan inloggen);
- geboortedatum (voor certificering);
- adresgegevens (voor certificering);
- naam van de apotheek waar je werkzaam bent (voor certificering);
- telefoonnummer (voor certificering).
Ben je docent, dan verwerken wij in jouw account:
- voor- en achternaam (zodat anderen kunnen zien welke docent een workshop/training/eLearning geeft);
- e-mailadres (zodat je kan inloggen, en zodat we contact met je kunnen opnemen);
- je telefoonnummer (optioneel, om contact met je te kunnen op te nemen);
Marktonderzoek
Wanneer je reageert op een oproep om mee te doen aan een marktonderzoek, of wanneer wij jou benaderen om mee te doen aan een marktonderzoek, dan verwerken wij alleen jouw:
- e-mailadres;
- naam.
Afhankelijk van het onderzoek, kan deze anoniem ingevuld worden, of verzamelen wij nog andere persoonsgegevens. Dit wordt aangegeven bij het onderzoek.
SBA Servicedesk
Wanneer je contact opneemt met de Servicedesk, kan het zijn dat we het volgende van jou verwerken:
- voor- en achternaam (als je die zelf doorgeeft);
- e-mailadres (als je ons mailt);
- telefoonnummer (als je ons belt);
- adresgegevens van jouw apotheek (afhankelijk van de vraag);
- PMA-nummer van jouw apotheek (afhankelijk van de vraag).
- Jouw vraagstuk wordt anoniem verwerkt, onder een ticketnummer.
Marketingcampagnes
Wanneer wij marketingcampagnes voeren uit naam van de branche, en je doet hierin mee, dan verwerken wij jouw:
- voor- en achternaam (om je aan te spreken en zodat we weten wie meedoet);
- e-mailadres (om contact met je te hebben);
- telefoonnummer (indien nodig);
- adres en naam van de apotheek (om een brief/flyer of dergelijke te versturen).
Urenregistratie
Wij registreren intern de uren die werknemers maken. Hiervoor verwerken wij van de werknemers hun naam.
Nieuwsbrief
Wij versturen jou graag een nieuwsbrief. Je kunt jezelf hiervoor inschrijven op onze website. Je kunt je op elk moment weer uitschrijven. Wij verwerken hiervoor jouw:
- voor- en eventueel achternaam (zodat we je (formeel) kunnen aanspreken);
- e-mailadres.
Facturatie / Financiële administratie
Voor de facturatie en ten behoeve van onze financiële administratie verwerken wij jouw:
- voor- en achternaam;
- eventueel bedrijfsnaam;
- adresgegevens;
- klantnummer;
- factuurnummer;
- bankgegevens;
- KvK-nummer;
- e-mailadres (om jou de factuur te mailen).
Deze gegevens vragen wij zelf aan jou, halen wij uit het KvK-register, en/of worden geautomatiseerd aan jou toegewezen (klantnummer, factuurnummer).
Klantenoverzicht
Wij houden een klantenoverzicht bij ten behoeve van onze financiële administratie, zodat we kunnen zien hoeveel animo er is voor producten/diensten, en zodat wij snel contactgegevens kunnen vinden. Hiervoor verwerken wij jouw:
- voor- en achternaam;
- bedrijfsnaam;
- e-mailadres;
- telefoonnummer;
- PMA-nummer van jouw apotheek.
Reviews
Het kan zijn dat wij per mail vragen of jij een review wil schrijven die wij kunnen plaatsen op onze website, social media kanalen, nieuwsbrief en andere marketingdoeleinden of -materiaal. Wij verwerken voor de review jouw:
- voor- en eventueel achternaam;
- apotheeknaam.
Gratis producten
Wanneer wij een gratis product aanbieden, dan verwerken wij:
- jouw voor- en achternaam (omdat we het ter attentie van jou versturen);
- de naam van de apotheek (om het op te sturen en zodat we kunnen zien of en welke apotheek een aanvraag heeft gedaan);
- het adres van de apotheek (om het op te sturen en zodat we kunnen zien of en welke apotheek een aanvraag heeft gedaan).
Het verzenden van een relatiegeschenk
Omdat wij jou waarderen als klant of relatie, dan kan het zijn dat we jou een relatiegeschenk opsturen. Hiervoor verwerken wij jouw:
- voor- en achternaam;
- eventueel bedrijfsnaam;
- adresgegevens.
Deze persoonsgegevens hadden wij al door onze eerdere samenwerking, of halen wij deels uit het KvK-register.
Sollicitaties
Wanneer je bij ons solliciteert (ook als bijvoorbeeld zzp'er/freelancer), dan verwerken wij jouw:
- voor- en achternaam;
- e-mailadres;
- persoonsgegevens binnen jouw cv en/of motivatiebrief.
Taggen op social media
Soms kan het zijn dat wij jou taggen op social media. Dit doen wij omdat wij bijvoorbeeld een samenwerking met je zijn aangegaan. Hiervoor gebruiken wij jouw social media accountnaam, die kan bestaan uit jouw voor- en achternaam.
Podcast
Ben je te gast in onze podcast, dan verwerken wij:
- jouw stem;
- alle persoonsgegevens die jij zelf bekend maakt;
- beelden die we overeengekomen zijn te maken tijdens de podcast (foto's/video's), zodat we deze later kunnen delen om de podcast te promoten.
Klachten
Wanneer je een klacht bij ons indient, dan verwerken wij jouw:
- naam;
- e-mailadres / telefoonnummer (omdat je op deze manier contact met ons opneemt, en om er nader contact over te hebben);
- en de klacht en de afhandeling daarvan. Dit doen wij om eventuele patronen te ontdekken en onze diensten te kunnen verbeteren.
Gerechtvaardigd belang
Voor sommige doelen verwerken wij persoonsgegevens op basis van de grondslag "gerechtvaardigd belang". Ons belang om jouw persoonsgegevens te verwerken, is hierbij afgewogen tegen jouw belang (het recht op privacy). Wij verwerken alleen persoonsgegevens indien ons gerechtvaardigd belang zwaarder weegt dan jouw belang.
3. Ontvangers van jouw persoonsgegevens
Jouw gegevens worden niet verstrekt aan derde partijen, tenzij dit nodig is voor de bedrijfsvoering of dit wettelijk verplicht is. De derde partijen waar wij (mogelijk) jouw gegevens aan hebben verstrekt, zijn:
- Webflow;
- Microsoft (365, Dynamics, Teams, etc);
- Itis;
- Exact;
- Campaign Monitor;
- Pluvo;
- Tamigo;
- Zendesk;
- Wormhole;
- Postorderbedrijven;
- Ambasco;
- Podcastprovider(s)/-host;
- Social media;
- Harborn;
- Ixly;
- Onderzoek & Innovatiegroep;
- Tamigo;
- Zendesk;
- Mitratech;
- Inkrease;
- Resolute Groep;
- NetwerkZes;
- KVGM.
Wij verkopen jouw gegevens niet door aan derden.
4. Doorgifte aan derde landen
Wij proberen persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Het kan echter zijn dat wij toch diensten inzetten van buiten de EER. Wij doen dit alleen indien er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van persoonsgegevens.
5. Beveiliging van jouw persoonsgegevens
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Maatregelen die worden genomen, zijn bijvoorbeeld:
- het gebruik van een SSL-certificaat op onze website;
- werken met tweestapsverificatie;
- personen geen toegang geven tot persoonsgegevens wanneer dit niet nodig is;
- het sluiten van verwerkersovereenkomsten.
6. Geautomatiseerde besluitvorming
Er is sprake van geautomatiseerde besluitvorming als er automatisch besluiten worden gemaakt op basis van verwerkte persoonsgegevens, zonder dat er een echt persoon is tussengekomen. Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.
7. Cookies
Cookies zijn kleine bestandjes die op randapparatuur worden geplaatst wanneer je een website bezoekt, zoals op je laptop of telefoon. Deze cookies onthouden informatie en worden opgehaald wanneer je een website opnieuw bezoekt. Welke cookies er op onze website worden geplaatst, zijn:
Functionele cookies. Dit zijn cookies die de website nodig heeft om goed te kunnen functioneren. Deze cookies hebben geen impact op jouw privacy en wij hoeven hiervoor geen toestemming te vragen.
(Geanonimiseerde) analytische cookies. Dit zijn cookies waarmee de websitehouder statistieken van zijn website kan bijhouden. Denk aan het aantal bezoekers, hoe lang een bezoeker op de website is en welke browser de bezoeker gebruikt. Wij verwerken geen IP-adressen, dus wij hoeven geen toestemming te vragen om deze cookies te plaatsen. De grondslag om statistieken bij te houden, is gerechtvaardigd belang. Dit is een van de door de AVG genoemde grondslagen waarop wij (net als toestemming) persoonsgegevens mogen verwerken. Wij hebben ons belang bij het verwerken van jouw persoonsgegevens afgewogen tegen jouw belang (het recht op privacy).
Marketing cookies. Dit zijn cookies die worden geplaatst om jou te kunnen volgen, zodat aan jou gepersonaliseerde advertenties kunnen worden getoond. De cookies die wij plaatsen - na toestemming, zijn:
| Cookienaam | Host | Vervaltermijn |
|---|---|---|
| YSC | .youtube.com | Sessie |
| __Secure-ROLLOUT_TOKEN | .youtube.com | 180 dagen |
| VISITOR_INFO1_LIVE | .youtube.com | 180 dagen |
| VISITOR_PRIVACY_METADATA | .youtube.com | 180 dagen |
Overige cookies. De cookies in deze categorie zijn nog niet gecategoriseerd en het doel ervan kan op dit moment onbekend zijn.
| Cookienaam | Host | Vervaltermijn |
|---|---|---|
| __tld__ | .sbaweb.nl | Sessie |
8. Jouw rechten
Wanneer jouw persoonsgegevens verwerkt worden, heb je hier in bepaalde mate controle over. Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming heb jij de volgende rechten:
Recht op inzage, rectificatie en wissing
Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van jou verwerken. Kloppen bepaalde gegevens niet? Dan kun je ons verzoeken deze te rectificeren. Ook kunnen wij op jouw verzoek persoonsgegevens wissen.
Recht op beperking van de verwerking
Dit is het recht om (tijdelijk) te stoppen met het verwerken van jouw gegevens. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat de gegevens die wij van jou hebben, mogelijk onjuist zijn. Dan mogen wij deze gegevens niet meer gebruiken totdat wij de juiste gegevens hebben. Ook indien de verwerking van de gegevens onrechtmatig is, wij de gegevens niet meer nodig hebben of wanneer je bezwaar hebt gemaakt tegen het verwerken van gegevens, moeten wij (tijdelijk) stoppen met het verwerken van jouw gegevens.
Recht op bezwaar
Wanneer wij jouw gegevens verwerken vanwege "gerechtvaardigd belang" en je het hier niet eens bent, dan kun je bezwaar maken. Wanneer je bezwaar maakt, dan zullen wij de persoonsgegevens niet langer verwerken, tenzij wij dwingende legitieme gronden voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder wegen dan jouw belangen, rechten en vrijheden, of voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van een rechtsvordering. Wanneer je bezwaar maakt tegen de verwerking ten behoeve van direct marketing, dan verwerken wij deze persoonsgegevens niet meer.
Recht op gegevensoverdraagbaarheid
Je hebt het recht jouw persoonsgegevens van ons in een gestructureerde, gangbare en door een machine te lezen vorm te verkrijgen en deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen wanneer je ons toestemming hebt gegeven om jouw persoonsgegevens te verwerken en/of wanneer de verwerking geautomatiseerd wordt gedaan.
Recht om je toestemming in te trekken
Wanneer wij jouw toestemming hebben gekregen om jouw persoonsgegevens te verwerken, dan heb jij te allen tijde het recht om deze toestemming in te trekken. Dit doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking van de persoonsgegevens vóórdat je de toestemming hebt ingetrokken.
Recht om een klacht in te dienen
Heb je een klacht over hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan? Dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wil je een van deze rechten uitoefenen, mail dan naar servicedesk@sbaweb.nl. Wil je het recht om een klacht in te dienen uitoefenen, neem dan contact op met de Autoriteit Persoonsgegevens.
9. Wijzigingen
Het kan zijn dat wij deze privacyverklaring in de tussentijd aanpassen. Redenen daarvoor kunnen bijvoorbeeld wijzigingen in het bedrijf zijn, of nieuwe ontwikkelingen op het gebied van wet- of regelgeving. De nieuwste versie zal altijd online gepubliceerd staan. Als de wijzigingen op jou van toepassing zijn, informeren wij jou daarover. Maak je na de wijzigingen nog steeds gebruik van onze diensten, dan ga je akkoord met deze wijzigingen.